Så startar du onlinebeställning i ditt fotolabb

”Framkalla bilder” säger alla i Sverige, fast nästan ingen lämnar in en filmrulle längre. Fotolabb, fotobutiker och fotografer som skriver ut bilder finns fortfarande i många städer, men många av dem tar emot beställningar på samma sätt som för femton år sedan: vid disken, på USB-minne eller via mejl.

Under tiden har kundernas bilder flyttat in i mobilen. Den som i dag vill skriva ut 30 semesterbilder har ingen lust att först föra över dem till datorn, sortera dem i en mapp och bära dem till butiken på ett USB-minne. Hen vill skicka dem direkt från mobilen, helst på kvällen från soffan.

Det är precis det ett beställningssystem för foton online löser: din egen webbutik för framkallning som tar emot beställningar dygnet runt. I den här guiden visar vi hur du kommer igång utan programmerare, utan installation och på mindre än en timme.

Vad är onlinebeställning av foton?

Det är en webbsida där dina kunder:

• laddar upp bilder direkt från mobilen eller datorn,
• väljer format och antal kopior enligt din prislista,
• beskär bilderna själva till det valda formatet (inga diskussioner om avklippta huvuden),
• betalar online eller vid hämtning,
• väljer leverans: hämtning i butik, bud eller ett annat leveranssätt som du har lagt upp.

Beställningen dyker upp i adminpanelen, du laddar ner filerna, skriver ut och ändrar status till ”klar”. Kunden får automatiskt en avisering. Slut på samtal av typen ”är mina bilder klara?”.

En viktig detalj: det handlar inte om att sälja via någon annans plattform. Det är din egen beställningssida, med din logotyp, dina priser och dina kunder. Programvaran är bara verktyget i bakgrunden.

Vad du (inte) behöver

Den goda nyheten: listan är kort.

Du behöver inte:

• en programmerare eller byrå,
• en egen server eller ett webbhotell,
• installera något program hos dig eller hos kunderna: moderna system som Foto.Guru körs helt i webbläsaren,
• ändra ditt nuvarande arbetssätt: beställningar vid disken tar du emot precis som förut.

Du behöver:

• en prislista (format och priser, som du redan har),
• din logotyp i PNG eller JPG,
• 15–30 minuter för grundinställningarna,
• eventuellt ett konto hos en betalleverantör om du vill ta betalt online (mer om det nedan).

Kom igång steg för steg (15–30 minuter)

Steg 1: Registrering (2 minuter)

Du skapar ett konto, väljer namn på ditt fotolabb och får en egen webbadress. De första 30 dagarna är gratis, så du kan testa allt utan förpliktelser.

Steg 2: Prislistan (10–15 minuter)

Det här är kärnan i inställningarna. I adminpanelen lägger du in de format du skriver ut och priset per kopia:

Praktiska tips:

• Börja med de format som står för 90 % av beställningarna. Resten kan du lägga till när som helst.
• Lägg in mängdrabatter om du erbjuder dem (till exempel ett annat pris från 100 kopior).
• Håll samma priser som vid disken, inklusive moms. Onlinekanalen är ingen rea, den är en bekvämlighet.

Erbjuder du även fotoprodukter (fotomuggar, magneter, canvastavlor eller fotokalendrar) lägger du upp dem på samma sätt som utskriftsformaten: namn, produktbild och pris. Du behöver inte ha dem från första dagen. Många fotolabb börjar med pappersbilder och lägger till produkter när kunderna börjar fråga efter dem.

Steg 3: Betalning (5 minuter)

Aktivera de betalsätt du vill erbjuda:

• Betalning vid hämtning: fungerar direkt, utan någon registrering. Perfekt att börja med, och kunden betalar i butiken som hen alltid har gjort.
• Betalning online: med kort via Stripe, via PayPal och andra betalleverantörer. Du behöver ett konto hos respektive leverantör, men i gengäld har du pengarna på kontot innan du börjar skriva ut.

Svenska kunder är vana vid att betala digitalt, så onlinebetalning är ett naturligt komplement. Vårt råd från praktiken är ändå att behålla flera alternativ. En del kunder vill alltid betala vid disken, och tvingande förskottsbetalning skulle kosta dig beställningar.

Steg 4: Leverans (5–10 minuter)

Bestäm hur bilderna ska nå kunden:

• Hämtning i butik: gratis och grunden för varje fotolabb. Du kan välja att bara kräva kundens namn för den här typen av beställningar, utan fullständig adress.
• Bud: om du själv kör ut beställningar i närområdet, eller samarbetar med en lokal budfirma, lägger du upp det som ett eget leveranssätt med ett eget pris.
• Egna leveranssätt med egna priser: till exempel ”Brev med posten” eller ”Paket till ombud”. Du sätter namn och pris och skickar sedan med den transportör du redan använder. Kunden väljer leveranssätt i kassan och du ser valet direkt i beställningen.

Även här gäller: börja enkelt. Hämtning i butik täcker de flesta beställningarna från första dagen, eftersom dina kunder bor i närheten. Leverans blir intressant när det börjar höra av sig kunder som inte kan komma själva: folk som har flyttat till en annan stad, barnbarn som beställer bilder till mor- och farföräldrar eller fotografer som skickar bilder direkt till sina kunder.

Steg 5: Utseende och test (5 minuter)

Ladda upp logotypen, välj färger och, viktigast av allt, gör en testbeställning från din egen mobil. Ladda upp tre bilder, beskär dem, slutför beställningen och se vad du får i mejlen. Om något inte fungerar ser du det före kunden.

Hur flödet ser ut ur kundens perspektiv kan du se i livedemon, utan registrering.

Checklista före lansering

Innan du skickar länken till din första kund, gå igenom den här listan:

1. Prislistan innehåller alla vanliga format och rätt priser (inklusive moms).
2. Minst ett betalsätt och ett leveranssätt är aktiverat.
3. Testbeställningen från mobilen gick utan problem.
4. Orderbekräftelsen kom fram via e-post och ser förtroendeingivande ut (din logotyp och ditt namn).
5. Leveranssätten har tydliga namn och priser, så att kunden förstår vad hen väljer.
6. Länken syns i butiken: en QR-kod vid disken och i skyltfönstret gör underverk.
7. Länken finns på din webbplats, i företagsprofilen på Google Maps och i sociala medier.

Punkt 6 och 7 är viktigare än de ser ut: det bästa systemet hjälper inte om kunderna inte känner till det. Under den första månaden, berätta om onlinebeställningen för varje kund vid disken: ”Nästa gång kan du skicka bilderna direkt från mobilen, här är QR-koden.”

Vad förändras i vardagen?

De första veckorna efter lanseringen ser oftast ut så här: beställningarna vid disken fortsätter som vanligt, och vid sidan av dem kommer de första beställningarna via länken, oftast på kvällar och helger när butiken är stängd. Det är beställningar som annars hade hamnat hos en konkurrent med webbutik eller inte blivit av alls.

Med tiden vänjer sig även stamkunderna vid onlinekanalen. Enligt erfarenheten från de fotolabb som använder vårt system går 70–80 % av kunderna över till onlinebeställning så fort de märker att de slipper bära runt på USB-minnet och kan beskära bilderna i lugn och ro hemma. Resten betjänar du vid disken som förut, systemet tvingar ingen till något.

De vanligaste misstagen vid lansering

Under åren med systemet ser vi samma hinder om och om igen:

1. Att vänta tills ”jag har tid”. Grundinställningarna tar 15–30 minuter. Det är inget helgprojekt, det är en kaffepaus.

2. Att vilja ha allt från början. Hela sortimentet av fotoprodukter, presentkort, lojalitetsrabatter… Börja med pappersbilder och lägg till resten när efterfrågan finns.

3. Ingen har testat systemet i mobilen. De flesta beställningar kommer från mobilen. Om du inte själv har beställt från en mobil vet du inte vad kunderna ser.

4. Länken syns ingenstans. Ett system utan marknadsföring är som en butik på övervåningen i ett hus utan hiss. QR-kod vid disken, länk i Google-profilen och ett inlägg på Facebook eller Instagram är ett minimum.

5. Betalning vid hämtning är avstängd. Om bara onlinebetalning finns skräms de mer försiktiga kunderna bort. Låt dem betala som de alltid har gjort.

Vad kostar det?

En egen beställningssida för foton i Foto.Guru kostar från 10,50 € i månaden (exkl. moms), utan provision på beställningar och utan startavgift. De första 30 dagarna är gratis, så du bestämmer dig för abonnemanget först när du har fått riktiga beställningar.

Lönar det sig? I analysen De 5 största problemen för fotostudior räknade vi ut att ett onlinesystem sparar ett typiskt fotolabb ungefär 8 timmar i veckan: färre samtal, färre fel i beställningarna och inga frågor om bilderna är klara. Med en arbetstimme värd 15–20 € betalar sig månadsavgiften redan första dagen.

Nästa steg

Funderar du också på en kiosk i butiken? Läs vår jämförelse Fotokiosk eller onlinebeställning?. Och om konkurrensen från de stora aktörerna bekymrar dig, läs artikeln Litet fotolabb mot stora kedjor: en egen onlinekanal är den viktigaste ingrediensen.

Eller testa helt enkelt: redan i kväll kan ditt fotolabb ta emot beställningar online.

Testa gratis i 30 dagar →

Frågor om inställningarna? Svaren på de vanligaste hittar du bland vanliga frågor.